Receptionen är för företaget vad skyltfönstret är för butiken. Det är här gäster och kunder får sitt initiala bemötande och därmed sitt första intryck. De anställda passerar receptionen många gånger om dagen och den är ofta en intern mötespunkt. Här organiseras saker som post och utskick, här lämnas meddelanden och paket och det är här samtal tas emot och kopplas vidare.
En receptionist har många arbetsuppgifter under dagens lopp och därför är det viktigt att han eller hon har en bra arbetsmiljö som både är funktionell och trevlig. Inredningen bör vara ergonomisk, till exempel med bra stolar och möjlighet att stå eller sitta, och praktisk så att allt är lättillgängligt och organiserat. De tre nyckelorden enligt Arbetsmiljöverket är användbarhet, tillgänglighet och anpassning. Här kan du läsa några tips om hur du bäst går tillväga när du ska inreda kontorets reception.
Organisera med kuvert och etiketter
En av de vanligaste arbetsuppgifterna för en receptionist är att organisera posten. Den ingående ska delas ut till de anställda och den utgående ska göras iordning och skickas iväg. För att allt ska gå så smidigt som möjligt är det smart att införskaffa ett förråd av kuvert och etiketter från Kuvert-sverige.se som underlättar arbetet. Det kan till exempel vara färgade kuvert för olika ändamål, vadderade påsar för känsliga föremål eller halvgenomskinliga varianter för att enkelt kunna se innehållet. Det är också smart att ha kuvert för specialtillfällen, till exempel julkuvert i guld eller kuvert i mindre format för gåvor, inbjudningar eller biljetter. Bra organisation och planering är effektiva metoder mot stress och dessutom är det roligt att arbeta med fina pappersvaror.
Effektivisera arbetet
En annan viktig faktor för att receptionen ska fungera så väl som möjligt är att den är enkel att manövrera. Det kan låta som en självklarhet men faktum är att behoven ändras i takt med teknologins utveckling. En gång i tiden räckte det med ett bord och några hyllor men idag är det också viktigt att det finns bra laddningsstationer för saker som mobiltelefoner, trådlösa hörlurar och fläktar. Möjlighet att byta ställning då och då är också avgörande för att receptionisten inte ska få typiska belastningsskador i nacke och rygg. Det finns smarta bord och ställningar för datorer som tillåter större rörelse och flexibilitet som bidrar till att ge den anställde en bekvämare och hälsosammare arbetsmiljö.
Snyggt och rent
Det är också viktigt att receptionsområdet är fräscht och snyggt. Kunden ska känna sig välkommen med en gång och de anställda ska tycka att det är trevligt att komma till jobbet. Beroende på vilken slags affärsrörelse det handlar om kan inredningen vara modern eller mer klassisk, färggrann eller spartanskt stilren. Tänk på att receptionen är företagets ansikte utåt och satsa på en inredning som representerar det väl.
Hygienen är enormt viktig och därför bör receptionen ha ytor som är lätta att rengöra. Välj material som är enkla att torka av och undvik helst att skapa för många hörn och små vrår. Det blir snyggare och hälsosammare för både receptionisten och dem som vistas i lokalen och gör ett mycket gott intryck på alla.